働き方改革、高度プロフェッショナル制度、みなし残業。
労働に関してはここ数年で政府のテコ入れが進み、休みが取りやすくなる、残業時間が減るなど一見労働者にとってはプラスの環境になりました。
しかし実態はそんなことはなく、残業がしにくくなったため持ち帰り業務を行う、有給を取ったとしても自宅で仕事をしている等、逆に労働時間の不透明化に繋がっています。
あなたの職場はどうでしょうか？
私自身も残業ができないために自宅で仕事を行ったり、ログ上では退勤状態にさせてその後にまた仕事をしたり等していました。
あのブラック企業め！と思った時期もありますが、法律が悪い。
もちろん私だけでなく周り全員がそのような状況だったため、「仕方ないよなぁ・・・」と諦めていました。
しかしそれではいけません。
まだまだ改善の余地があるのであれば、仕事の効率化を行い、業務時間外の業務を減らす対策を行えば状況は変わります。
そこで今回の記事では
- オススメな効率化
- 仕事道具の選定
- 社内業務の理解する重要性
に焦点を当て、どうすれば仕事が効率化できるのかまとめてきます。
仕事を進めるにはメンタルと意識が重要
プライベートでトラブルや問題があった、彼氏彼女と別れた。
このようなことがあると、どうしても精神衛生は乱れてしまい、思考や集中力が散りがちです。
仕事で一定のパフォーマンスを上げるにはメンタルの波を穏やかにしておくことが何よりも重要。
メンタルを一定に保つ方法として
- 趣味を見つける
- オンとオフの切り替えができるようにする
- 自然に触れる
などができるようになると非常に効果的です。
仕事を効率よく、スピーディーに進めるうえでもう一つ重要なのは、仕事に対する考え方や意識です。
日本人の多くは仕事、労働に対して
- 生活のためにしないといけない
- 与えられた業務をこなすもの
- 食べるために仕方なくしないといけない
とネガティブな印象と心象を持っています。
しかし世知辛いことに、結局お金という対価を得るために【労働で企業や組織が求める結果】を出さないといけません。
そのためには少しでも仕事や労働に対して、ポジティブな捉え方をしなければなりません。
ポジティブになるには心の余裕が必要。
だからこそ休日、勤務時間内の休憩時などタイミングを見て【体、心、頭のオフ】をする必要があり、オフを設けることで、思考力の維持やメンタル安定、ポジティブシンキングを継続してできるようになります。
社内で仕事ができると言われてる人はオンとオフしっかりできてる人たちばかりです。
ぜひ休憩時や雑談のときにでも聞いてみてください！
仕事の効率化を図る３つの方法
ここまでは考え方やメンタルについてまとめました。
続いては具体的なテクニックについて触れていきたいと思います。
どの企業も日々のこなさなければいけない仕事量は減るどころか増えていますので、ご紹介する方法を試していただき業務効率化や改善化を行っていきましょう。
独自の仕事スタイルを確立させる
会社のマニュアルやルールに沿ってやっている業務の中で、「ここ無駄だよな」、「こうすれば簡略化できそうじゃないか」と感じる場面があると思います。
ある程度人数がいる組織になると、こうした些細な変更やフローの変更をする場合、上司の許可からマニュアル修正、さらには関係者への周知等非常に多くの工数がかかってしまいます。
なので組織全体に影響しないのであれば、日々の仕事の流れや内容を理解した上で自分ルールと、パターンをいくつか作るといいでしょう。
仕事道具の最適化を図る
企業、業種問わずパソコンを使う業務は日々増えており、複数のソフトを立ち上げたり、エクセルとPDFを見比べたりなど一台のパソコンで同時作業を行う場面が多々あります。
またそれ以外にも
文字がＰＤＦ資料が見にくい
別のデータ見ながら作業したい
ビデオ会議しながらデータ確認したい
など仕事のしにくさを感じるケースがあります。
そんな時はディスプレイを追加してみましょう。
このように仕事道具を最適化することで業務改善どころか効率化まで可能になります。
あらゆるフローを理解する
全ての仕事では必ず【フロー】と言われるものが存在します。
例えばキャッシュフロー、審査フロー、社内ワークフローなどなど。
ん？なんそれは？って思ってる方も、必ず日々の仕事の中でフローに沿って業務を進めています。
会社によってフローは若干変わってくるため転職したら毎回覚えなおす必要はありますが、大体大枠は変わらないと感じています。
このフローをそれぞれ理解することで、仕事の進め方を理解でき、不明点の確認先や効率よく仕事を進めていくことができます。
理解したフローで無駄があれば、上で書いたマイルールやパターン化を考えればより効率化が図れます。
まとめ
コロナやウクライナ問題など日本国内だけでなく、世界中でいつ何がどうなるかわからない時代、社会です。
これまでにはなかった働き方や仕事がどんどん生み出されていく中で、情報を取りに行く必要があり、その中から自分がやりたい仕事やできる仕事を見つけ、多くの仕事をこなす必要があります。
いかに効率よくこなして時間を作っていかないといけないか、それを本気で考えないといけない時代になったのではないでしょうか。
悲観せず、チャンスと新しい創造が受け入れやすい時代と考え、力強く生き抜いていきましょう！
