営業職が避けては通れない顧客へのアポ取り業務。
アポ取りはメールや直接訪問だけではなく、架電という方法も主流。
しかし、
「電話は苦手」
「電話でどのように話していいか分からない」
などの苦手意識を持たれている方も多いかもしれません。
本記事ではそんな架電でのアポ取りに限定したコツを解説していきます。
スムーズなアポ取りができれば、営業としてのレベルはグッと上がります。
ぜひ最後までご覧ください。
営業における架電でのアポ取りのコツ
架電とは「電話を掛けること」を意味するビジネス用語です。
営業活動においてのアポ取りは様々な方法でおこなわれますが、現在でも最も多く使われている方法は架電ではないでしょうか。
まずは架電でのアポ取りについて、事前に気をつけるべきポイントを2点お伝えします。
- タイミングに気をつける
- 商談の候補日を事前に確認
電話でのコミュニケーションは便利な反面、お互いの時間を消費してしまうことを忘れてはいけません。
このことを念頭に置いておけば、架電でのアポ取り成功率はグッと上がるはずです。
架電のタイミングに気をつける
架電はいつおこなってもいいわけではありません。
一般的に始業間もない時間帯は朝礼やメールチェック、朝一の会議が入っていることが多いため、電話対応は難しいとされています。
ですので午前中に架電をおこなうのであれば、早くても10:30〜12:00を目安にすればいいでしょう。
この時間以降に架電するのであれば、業務も落ち着いてくるであろう夕方16:00以降を目安にしましょう。
このように1日中いつでも架電していいわけではなく、先方の都合のいい時間を考慮した上でアポ取りをおこなうようにしてみましょう。
候補日を事前に確認しておく
アポ取りの目的は、実際に会っての商談時間を確保してもらうことです。
そのためには当然、お互い都合のよい日時を設定する必要があります。
顧客が候補日を提示してくれても、こちらの日時と会わなければ勿体ありません。
できるかぎり余裕を持って、複数の候補日を事前に用意した上で架電するようにしましょう。
また候補日はどうしてもアポ取りが進むと少なくなっていくもの。
ですので売上が大きい顧客や重要な顧客から順に、余裕を持った候補日を提示してアポ取りをおこなうことも重要です。
電話が繋がってからの４つの注意点
電話は相手の状況も分かりませんので、どう話せばいいのか分からないという方も多いかもしれません。
こちらでは実際に電話が繋がってからの注意点と伝えるべきポイントをお伝えします。
それぞれ下記の4項目でお伝えします。
- 声のトーンに気をつける
- 電話した理由を伝える
- 日時と場所を確認する
- 詳細は伝えすぎない
それぞれ気になった点だけでも確認してください。
①声のトーンは明るくはっきりと発声
電話はお互いの表情が分からず、声だけでコミュニケーションを取る必要があります。
そのためいつも通りの口調やトーンで話しているつもりでも、電話口ではぶっきらぼうに聞こえてしまうこともあります。
できるだけいい印象を持ってもらうためには、声のトーンは明るくはっきりと発声するようにしましょう。
よくドラマなどで、相手に見えないにもかかわらずお礼をしているシーンがあります。
あのようにこちらの態度が見えなくても、声のトーンだけで言動は伝わるもの。
すこし大げさかと思うくらいのトーンと発声で話すようにしましょう。
②電話した理由を伝える
架電の目的は対面での商談時間を確保してもらうことですが急に、
「商談のお時間をいただけませんか？」
と伝えても相手は何を目的とした商談なのか分かりません。
ですので「〇〇の件について、〇〇の内容を打ち合わせさせていただきたい。」と、実際に話したい内容を端的に伝えましょう。
そうすれば相手も商談の必要性を感じてくれますし、万が一断られた場合でも次回のアプローチ方法を変更するためのヒントとなります。
始めに端的に電話した理由と、話す予定の内容を伝えるようにしましょう。
③詳細は伝えすぎない
電話した理由は端的に伝える必要がありますが、あまりに詳細な内容まで伝える必要はありません。
その理由は2つ。
1つ目は、内容を伝えすぎてしまうと「それなら会ってまで聞く必要が無い」と判断される可能性があること。
お得な情報や、興味を引く情報を少し伝える程度にとどめておき、詳しくは当日お伝えしますといった流れにしておきましょう。
そして2つ目は、詳細を伝えることで電話時間が長くなるから。
忙しい時間を割いて電話対応している場合もありますので、相手が望んでいる場合を除いて極力電話の時間は短くなるように心がけましょう。
④日時と場所を確認する
ここで事前に準備していた候補日を相手に確認しましょう。
こちらから複数の日時を提示することで、相手の都合のいいタイミングを決めてもらいます。
この時どこで商談をおこなう予定なのかも合わせて確認しておきましょう。
先方は事務所にはいないが、出先の喫茶店であれば少し時間が取れるという場合もありえます。
日時と場所の確認はお互い勘違いがあると大変ですので、念入りに確認しておきましょう。
できれば電話が終わった後に、メールで改めて日時と場所の共有をしてもいいかもしれません。
そして前日に改めて確認しておけば、うっかり忘れていたということも無くなりスムーズに当日を迎えることができます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
簡単ですが、架電でのアポ取りについて解説しました。
知らない相手との電話はわたしも昔はとても緊張したことを覚えています。
しかし失敗したとしても慣れることが重要ですので、最初はとにかく回数を重ねることを意識していきましょう。
最後までご覧いただきありがとうございました。
